DMS Sachbearbeitung und Assistenz der Amtsleitung (m/w/d) – Homeoffice, Teilzeit, Vollzeit

Jobbeschreibung

Die Stadt Villingen-Schwenningen mit rund 90.000 Einwohnern ist einer der vielfältigsten und größten Arbeitgeber im Schwarzwald-Baar-Kreis. Mit 1.900 Beschäftigten decken wir unterschiedlichste öffentliche Aufgaben ab – von der Verwaltung über soziale und kulturelle bis hin zu technischen Themen. Für diese Vielfalt suchen wir engagierte Fachkräfte, die gemeinsam mit uns die Zukunft unserer Stadt gestalten möchten.
Für unser Team suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
DMS Sachbearbeitung und Assistenz der Amtsleitung (m/w/d)
Amt für Digitale Transformation und IT, Abteilung Strategie und Transformation, Stadtbezirk Schwenningen, unbefristet, Teilzeit ab 19,5 Std./Wo. oder Vollzeit, EG 9a TVöD
Das große Ganze im Auge und dabei doch den Blick auf die kleinsten Details: Gewissenhaftes Arbeiten zählt genauso zu Ihren Stärken wie Verantwortungsbewusstsein und Verlässlichkeit? Dann hätten wir vielleicht eine Aufgabe für Sie!
Ihre Aufgaben

• Betreuung des Ticketsystems DMS und die Bearbeitung von Supportanfragen
• Allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben, insbesondere Aktenführung, Datenpflege und Bearbeitung von Rechnungen
• Terminkoordination und –planung, einschließlich Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
• Erstellung und Formation von Dokumenten, Berichten und Präsentationen
• Organisation von Veranstaltungen, Meetings und Konferenzen
• Verwaltung und Priorisierung der E-Mail-Eingänge und der Korrespondenz
• Anpassung von User- und Gruppenberechtigungen im DMS
• Weiterentwicklung von DMS-Richtlinien und –Prozessen
• Bedarfsermittlung und Koordination mit internen und externen Partnern bei der DMS-Weiterentwicklung
• Mitwirkung bei der Implementierung neuer Module und Funktionen

Unser Angebot

• Als wichtige Schnittstelle zwischen Amts- und Abteilungsleitung und den verschiedenen Bereichen unserer Verwaltung tragen Sie maßgeblich zum reibungslosen Ablauf der täglichen Geschäfte bei
• Zugang zu modernen Technologien, Tools und Ressourcen, die die Arbeit erleichtern und effizienter gestalten
• Möglichkeit aktiv an der digitalen Transformation einer modernen Stadt mitzuwirken
• Zukunftssichere Beschäftigung
• Im öffentlichen Dienst übliche Leistungen, wie z.B. Zusatzversorgung und leistungsorientierte Bezahlung
• Radleasing im Rahmen der Entgeltumwandlung
• 25 € Arbeitgeberzuschuss zum 'Move-Deutschland-Ticket Job'
• Betriebliches Gesundheitsmanagement und Firmenfitness in Kooperation mit Hansefit
• Attraktiver Arbeitsplatz und sehr gute Rahmenbedingungen zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie für eine ausgeglichene 'Work-Life-Balance' (u.a. Homeoffice im Rahmen einer Dienstvereinbarung)
• Unterstützung bei der Kinderbetreuung in Kindertagesstätten

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r oder eine vergleichbare Qualifikation
• Qualifizierte Kenntnisse mit Dokumentenmanagementsystemen, vorzugsweise enaio
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Empathie
• Hohe Organisationsfähigkeit, strukturierte Arbeitsweise und vorausschauendes Denken

STADTVERWALTUNG
Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt
Ihre Bewerbung
Wir freuen uns über Ihre Bewerbung, bitte über unser Online-Portal, bis zum 25.05.2025.
Kontakt
Stadt Villingen-Schwenningen
Haupt- und Personalamt
Postfach 12 60
78002 Villingen-Schwenningen
Fragen beantwortet Ihnen gerne
Andreas Hofacker, Tel. 07720 82-1011